貸会議室利用について

　　新事務所移転に伴い、本部建物内の貸会議室の予約について

　　下記の通りご案内申し上げます。

　　　　（貸会議室：千代田区西神田3-1-6日本弘道会ビル8F）

　※会議室の予約・キャンセルにつきまして各委員会で日程の管理をし、

    他の委員会の予約状況に関与しない。仮予約の際に必ず担当者名を名乗ってください。

1．会議室の予約方法

　（1）TELにて仮予約申込み（日本弘道会03-3261-0009）

　　注）予約の際には、個別の委員会等の名称でなく「電気化学会の〇〇」と申し出て下さい。

　（2）申込み受付は、3ヶ月前から可能です。

2．本申込み方法

　（1）TELにての申込みだけでは、予約完了となりません。以下の手順にて本申込みを

して下さい。本申込みなき場合は、自動キャンセル扱いになります。

　（2）申込み用紙は、本会HPよりダウンロードして下さい。

　（3）申込み用紙に必要事項を記入し、日本弘道会事務所宛にPDFにてメール

願います。〔日本弘道会メールアドレス　　E-mail：info@nihon-k.or.jp〕

注1）遅くとも利用日の一週間前までに日本弘道会に提出して下さい。

　　　　注2）ﾒｰﾙ送信の際には必ず、本部（ecsj@electrochem.jp）にCCで送付願います。

　3.　利用当日の流れ（下記チェックリストをご確認ください）

　（1）使用責任者は7階本会本部へ立ち寄ってから、8階日本弘道会事務所に挨拶と

ともに使用する旨を伝えて下さい。（原則、使用時間前に開錠され入室できます）

（2）看板は、1F（A3ｻｲｽﾞ）及び8F（A4ｻｲｽﾞ）に専用の立看板がありますので事前に

会議名を記した案内をご用意下さい。

　（3）机・椅子などのセッティングは、直前の会で使用した状態のままとなっているので

各利用者が会議に適したレイアウトにして下さい。なお、当日はレイアウト変更

する時間を見込んで早めに来場して下さい。

　（4）傘立ては、会議室の入り口銅像横にある傘立て（壺）を利用して下さい。

　（5）使用後は、窓・カーテンを閉め、マイクなどの貸し出し品は元の状態に戻して

下さい。

　　　　立看板も掲示物を撤去し元の状態に戻し、照明・各電源を切って下さい。

　　　　机・椅子は、使用時のままで元に戻さなくて結構です。

　　　注）使用終了時間は17：00厳守です。17：00には撤収完了して下さい。

　　　　　如何なる場合も延長できません。

　（6）片付けが終了したら、必ず8階日本弘道会事務所に終了した旨を報告して下さい。

　　　　その際に日本弘道会より利用請求書を受け取って下さい。

4.　利用料支払注意

　・請求書に記載の振込先に、利用月の月末までに振込してください。

　　注）振込名義人に「電気化学会（デンキカガクカイ）」と記入必須です。

5.　キャンセルの扱い

　・直接、日本弘道会宛に電話にてお願いします。

　　注）3日前までは、キャンセルは料発生しません。

以降は全額徴収となりますのでご注意下さい。

6.　飲食は原則禁止ですが、弁当の使用・コーヒーなど軽飲食は予約前に

本会本部にご相談ください。

7.　会議室（講堂）使用料（消費税込み）〔本会特別料金となっています〕

• 貸出は､以下の時間帯別とし時間単位の貸出はいたしません。

午前10：00～12：00　午後13：00～17：00　終日10：00～17：00

　　　　　　　　　　　　　　　※17：00撤収完了

• ４０名ベースとは４０名以下を言い、８０名ベースとは４１名以上を言う。

　注3）　定数は、それぞれテーブルにセットできる椅子の数とし、テーブルの配置に

　　　　　応じて教室型（定数８４名）および会議室型に模様替えできます。

　注4）　椅子のみの場合は１２０名までセットできます。

　注5）　机・椅子は会議室内の収納庫にありますので、必要に応じて各自でセット

願います。

8.　付属備品及び器具使用料（消費税込み）

9.　諸注意

　（1）基本的に、建物内へのテナントへの貸出です。本会関係以外の外部への案内・利用は、ご遠慮下さい。

　（2）ゴミは、各自で処分もしくは、本部へお持ちいただくようお願いいたします。